收據與發票管理指南（單筆 / 年度 / 補開）

「我想設定捐款收據的版面和組織資訊」

1. 進入 金流 → 收據設定
2. 上方分頁切到「捐款」
3. 點右上角「編輯」
4. 填寫組織資訊、上傳關防章、設定收據欄位與聲明條款
5. 按「儲存」

「我想整批寄出年度捐款收據給捐款人」

1. 進入 捐款 → 年度捐款收據
2. 用上方「年份」下拉選擇要處理的年度
3. 勾選要寄出的筆數（或全選）
4. 點上方工具列的「寄送收據」圖示
5. 確認寄送對象後按「寄送」

「我想查詢某張電子發票的明細」

1. 進入 金流 → 發票
2. 在「發票」分頁用搜尋列搜尋買受人名稱或篩選日期 / 狀態
3. 找到該筆後點「查看明細」按鈕

收據設定頁面用來定義收據上會出現的所有資訊。此處的設定會套用到後續每一張開立的收據。

頁面分頁

此頁面最上方有分頁切換，依組織權限可能會看到以下分頁：

⚠️ 注意：若你看不到某個分頁，代表你的帳號沒有該分頁的「檢視」權限，請聯繫管理員。

檢視模式

進入頁面預設是「檢視模式」，你可以看到目前的設定一覽：

• 組織資訊：組織名稱、地址、電話、統一編號/立案字號/核准函公文字號
• 簽章人員：職稱、姓名、是否已上傳簽章圖
• 收據欄位：目前收據上會顯示哪些捐款資訊和捐款人資訊
• 備註
• 聲明條款（可以是預設條款或自訂文字）
• 版型設定：收據格式（單聯式/雙聯式/三聯式）、收據名稱、寄送資訊顯示與否
• 自動開立收據：是否啟用、開立時機

右上方有兩個按鈕：

• 「編輯」 — 進入編輯模式修改設定
• 「預覽收據」 — 開啟彈窗預覽目前收據的實際樣貌

💡 捐款收據的個資遮罩：從金流列表預覽捐款收據時，收據上的捐款人個資預設以遮罩顯示。具「捐款個資揭露」權限的成員會在預覽視窗看到「顯示完整個資」開關，開啟後才會載入完整個資（僅限授權人員處理捐款申報與查核使用）。

編輯模式

點擊「編輯」進入後，畫面會分為以下區塊：

1. 組織資訊

若為「訂單」分頁，還會多一個「啟用雙語收據」的開關，啟用後會多出英文名稱和英文地址欄位。

2. 簽章人員

可新增多位簽章人，每位需填：

• 職稱（最多 10 字）
• 姓名（最多 10 字）
• 簽章圖片（PNG）

3. 收據欄位（僅捐款/捐物/會費分頁）

勾選收據上要顯示的資訊。分為兩組：

捐款/繳費資訊：

• 捐款金額（必選，無法取消）
• 付款方式
• 捐款用途

捐款人/繳費人資訊：

• 收據抬頭姓名（必選，無法取消）
• 身分證/統編
• 電話
• Email
• 地址
• 備註

⚠️ 注意：這些欄位設定僅影響「單筆收據」。年度收據有自己的格式。

4. 備註

收據下方會顯示的備註文字，最多 100 字。

5. 聲明條款

• 可勾選「使用預設條款」自動帶入法規制式文字
• 或取消勾選後自行輸入，最多 200 字
• 捐款類型若啟用「非可扣抵」功能，會分為「可扣抵聲明」與「不可扣抵聲明」兩區

6. 版型設定（非幫收/碰收 Link 分頁）

可點「預覽」按鈕即時查看目前版型效果。

7. 自動開立收據（僅捐款/捐物分頁）

開啟後，系統會在設定的時機自動開立收據並寄送 email 給捐款人。

開立時機選項：

• 即時 — 付款完成後立即開立
• 每日 — 選擇每天幾點開立
• 每週 — 選擇星期幾、幾點開立
• 每月 — 選擇每月幾號、幾點開立

⚠️ 注意：時間排程設定儲存後，會從下一個週期才開始生效。

儲存

完成所有設定後，按頁面底部的「儲存」按鈕。若有必填欄位未填，畫面會自動捲動到錯誤位置並提示。按「取消」可放棄本次修改。

年度收據是將捐款人全年度的捐款合併成一張彙總收據。常見於年底或報稅前開立。

列表頁面

頁面頂部有：

• 年份選擇器 — 切換要查看哪個年度的收據
• 搜尋列 — 可用姓名 / 關鍵字搜尋
• 篩選功能 — 進一步篩選條件

右上方有「更新年度收據」按鈕。

工具列操作（勾選收據後出現）

頁面上方有全選/單選機制，勾選後可使用以下批次操作：

⚠️ 注意：「下載 PDF」和「寄送收據」僅針對狀態為可用的收據生效。不符合條件的筆數會被排除並顯示提示。

「更新年度收據」按鈕

點擊後會彈出確認視窗：

1. 選擇要更新的年度
2. 按「更新」

系統會根據該年度所有捐款紀錄重新產生 / 合併年度收據。

⚠️ 注意：更新過程需要時間，過程中列表會顯示處理中狀態，請等待完成後再操作。

單筆明細頁面

在列表點擊某一筆後進入明細頁面，可看到：

捐款人/團體資訊

• 姓名（可連結到捐款人 CRM 資料）
• 身分證/統編
• Email、電話
• 戶籍地址、通訊地址

年度金額

• 總捐款金額
• 捐款筆數

寄送資訊

• 收件人
• 收件地址

收據資訊

• 收據偏好（年度 email / 年度紙本）
• 收據狀態
• 收據編號（可點擊預覽收據）
• 收據抬頭
• 身分證/統編

操作紀錄

• 顯示此張收據的歷次操作（開立日期、操作人員、操作類型、說明）

右上角有「編輯」按鈕，可修改捐款人的收據資訊。

編輯年度收據

點「編輯」進入表單，可修改：

• 收據偏好（年度 email / 年度紙本）
• 姓名、身分證、Email、電話
• 戶籍地址、通訊地址（可勾選「同戶籍地址」）
• 收據資訊：
  • 「收據抬頭同捐款人」勾選框
  • 「收件人同捐款人」勾選框
  • 若取消勾選可自訂收據抬頭姓名、收件人姓名與收件地址

修改完畢按「儲存」，或按「取消」返回。

寄送收據彈窗

選取收據後點「寄送收據」，彈窗會顯示：

• 即將寄出的筆數
• 若有已開立過的收據會額外警示
• 若有不符合條件被排除的筆數
• 可選擇自訂簽章人（選擇在設定中設好的簽章人之一）

確認後按「寄送」執行。

下載 PDF 彈窗

選取收據後點「下載 PDF」，彈窗會顯示：

• 將下載的筆數（不符合條件的會被排除並說明原因）
• 可選擇自訂簽章人

確認後按「確認下載」，系統會在背景產生 PDF，完成後可到「下載中心」取得。

變更收據狀態彈窗

選取收據後點「變更收據狀態」，彈窗會顯示：

• 即將變更的筆數
• 下拉選單：目標狀態（「未開立」或「已開立」）

按「確認修改」執行。

捐物收據的設定方式與捐款收據類似，但顯示欄位有所不同。

進入「捐物管理」模組後，點左側選單的「收據設定」。

• 右上角同樣有「編輯」和「預覽收據」按鈕
• 編輯模式的區塊與捐款收據一致（組織資訊、簽章人員、版型等）

收據欄位的差異：

捐物資訊（部分必選不可取消）：

• 物資名稱及數量（必選）
• 捐物來源
• 物資單位
• 估算金額

捐贈人資訊：

• 收據抬頭姓名（必選）
• 身分證/統編
• 電話
• Email
• 地址
• 備註

同樣支援「自動開立收據」的排程功能。

⚠️ 注意：電子發票功能需要先完成串接設定（通常由技術人員處理）。若「發票」頁面顯示「未啟用」訊息，請聯繫客服協助開通。

頁面上方會顯示「代開發票設定資訊」區塊，呈現目前這個組織的發票開立設定內容（由誰代開、使用的設定），方便確認發票是以哪一組設定開立。

發票的「類型」由買受人資料自動判斷：有統編 → 公司（三聯式）發票；選擇捐贈 → 捐贈發票；其餘為個人（二聯式）電子發票。

發票分頁

進入「金流 → 發票」後，上方有兩個分頁：

• 發票 — 查看已開立的發票
• 折讓 — 查看折讓單紀錄

發票列表

列表欄位包括：

上方搜尋列可搜尋買受人名稱、篩選日期區間、篩選發票狀態。

若狀態為「開立失敗」或「作廢失敗」，狀態旁會有「錯誤原因」連結可查看詳細錯誤。

發票明細彈窗

點「查看明細」後彈窗顯示：

發票資訊：

• 開立日期
• 發票號碼
• 買受人名稱
• 發票類型（電子發票 / 公司發票 / 捐贈發票 / 二聯式發票）
• 公司統編（公司發票時）
• 寄送 Email（公司/二聯式發票時）
• 載具類型（電子發票時：會員載具 / 手機條碼 / 自然人憑證）
• 載具號碼
• 愛心碼（捐贈發票時）
• 受捐單位名稱
• 金額

訂單資訊：

• 訂單類型
• 訂單編號
• 訂單日期
• 購買人

商品明細：

• 品名
• 數量
• 單價
• 小計
• 合計金額

折讓分頁

切換到「折讓」分頁可查看已開立的折讓單。操作方式與發票列表相似。

在「會費」分頁的收據設定有一個額外選項：

「同時寄送收據給聯絡人」 — 這是一個勾選框，啟用後除了寄給繳費的會員本人，也會副本寄一份收據給組織設定的聯絡人。

此選項在檢視模式的頁面標題下方顯示。

問：為什麼我看不到「編輯」按鈕？

答：你的帳號可能缺少對應分頁的「編輯」權限。請到「設定 → 權限管理」確認，或請管理員幫你加上。

問：年度收據列表顯示「處理中」一直不結束？

答：「更新年度收據」需要時間彙算，若數量大可能需數分鐘。如果超過 10 分鐘仍未完成，請重新整理頁面查看是否已完成，或聯繫客服。

問：匯出 CSV 顯示超過上限怎麼辦？

答：單次匯出上限為 3,000 筆。請用篩選條件縮小範圍，分批匯出。

問：寄送年度收據時，部分筆數被排除？

答：系統會排除以下情況：收據狀態不可用的、或捐款人沒有填 email 的筆數。彈窗會說明被排除的數量和原因。

問：儲存收據設定時跳錯誤？

答：請確認：

• 關防章（第一章）是否已上傳
• 組織名稱是否已填
• 統一編號格式是否正確（8 碼數字）
• 若啟用了自動開立排程，時間欄位是否都已填

問：發票列表一直是空的？

答：電子發票功能需要先完成開通設定。若尚未串接，列表會顯示提示訊息。請聯繫客服確認是否已啟用。

• 設定完收據後，可到 金流 → 交易紀錄 中對單筆交易操作「開立收據」或「寄送收據」
• 年度收據開立完成後，可到 下載中心 批次下載 PDF
• 發票如需作廢或折讓，通常需從訂單明細中操作

• 金流 → 交易紀錄：查看個別交易及其收據開立狀態
• 捐款 → 捐款人管理：查看捐款人的所有收據歷史
• 設定 → 權限管理：管理團隊成員的收據相關權限
• 下載中心：取得批次匯出的 CSV/Excel 或 PDF 檔案