自動感謝信指南（捐款 / 活動感謝信 / 寄送紀錄）
快速情境
「我想讓每筆捐款自動寄感謝信給捐款人，該怎麼做？」 → 進入 CRM ＞ 行銷 ＞ 溝通 ＞ 自動感謝信 ＞ 選擇「捐款感謝信」＞ 打開啟用開關 ＞ 設定最低觸發金額 ＞ 編輯信件內容 ＞ 儲存。
「活動報名後也要自動寄感謝信，怎麼設定？」 → 進入 CRM ＞ 行銷 ＞ 溝通 ＞ 自動感謝信 ＞ 選擇「活動感謝信」＞ 點「新增」＞ 選擇活動 ＞ 打開啟用開關 ＞ 設定觸發時機 ＞ 編輯信件內容 ＞ 儲存。
「想查之前寄出的感謝信有沒有成功送達？」 → 進入 CRM ＞ 行銷 ＞ 溝通 ＞ 自動感謝信 ＞ 選擇「捐款感謝信」＞ 點選頁面上的「寄送紀錄」分頁，即可查看每封信的寄送狀態。
功能總覽
自動感謝信會在支持者完成捐款或活動報名後，自動發送一封客製化的電子郵件。系統目前支援兩種類型：
| 類型 | 說明 |
|---|---|
| 捐款感謝信 | 針對「每筆達到門檻金額的捐款」自動寄出 |
| 活動感謝信 | 針對「特定活動的報名/入場」自動寄出 |
一、捐款感謝信設定
進入設定頁
CRM ＞ 行銷 ＞ 溝通 ＞ 自動感謝信 ＞ 捐款感謝信
發送設定區塊
開啟此頁後，上方會看到「發送設定」區塊，包含以下欄位：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 啟用狀態（開關） | 開啟後，符合條件的捐款會自動觸發感謝信。關閉時所有自動寄送暫停。 |
| 觸發金額下限 | 只有捐款金額 ≥ 此數字時才會觸發寄信。最小值為 1。 |
| 信件顯示資訊（勾選項） | 可勾選要在感謝信中顯示哪些捐款資訊：捐款金額、捐款專案、捐款日期、捐款人聯絡資訊。 |
信件內容編輯
設定區塊下方是信件內容編輯器，分為左右兩欄：
- 左欄（編輯區）：編輯信件的實際內容
- 右欄（預覽區）：即時預覽信件在桌機/手機上的樣子
編輯區的基本欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 主旨 | 收件者信箱中看到的郵件標題。支援插入變數（如捐款人姓名）。 |
| 寄件者名稱 | 顯示在收件者信箱中的寄件人名稱。 |
| Logo | 可上傳組織 Logo，會出現在信件頂端。可選擇靠左/靠右/不顯示。 |
| 附件 | 可上傳附件檔案隨信寄出。 |
信件內容區塊
信件本文由多個可排序的「區塊」組成，你可以：
- 點上方的 ＋ 按鈕新增區塊（文字段落、圖片、多欄圖文、按鈕、分隔線、頁尾等）
- 點 📎 按鈕新增附件
- 用每個區塊上方的 ↑↓ 箭頭調整順序
- 用垃圾桶圖示刪除不需要的區塊
每個區塊可以包含：標題、圖片（含尺寸建議提示）、富文本內容（支援粗體、連結等格式）。文字欄位支援「插入變數」功能，可自動帶入捐款人姓名等資訊。
預覽區
右欄頂端有兩個圖示按鈕：
- 手機圖示：切換到手機預覽模式
- 桌機圖示：切換到桌面預覽模式
預覽區會即時顯示主旨、寄件者、以及完整信件樣式。
底部操作按鈕
| 按鈕 | 說明 |
|---|---|
| 返回 | 不儲存，回到上一頁 |
| 發送測試信 | 寄一封測試信到指定 Email，確認排版效果 |
| 儲存 | 儲存所有設定 |
二、活動感謝信設定
進入設定頁
CRM ＞ 行銷 ＞ 溝通 ＞ 自動感謝信 ＞ 活動感謝信
活動感謝信列表
進入後會看到已建立的活動感謝信清單，表格欄位如下：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 活動名稱 | 對應的活動名稱 |
| 操作時間 | 最後一次修改的時間 |
| 操作者 | 最後一次修改的人（含電話） |
| 啟用狀態 | 已啟用 / 已停用 |
| 操作 | 點放大鏡圖示可查看詳情 |
列表上方有搜尋列可依活動名稱搜尋，右側有「新增」按鈕。
新增活動感謝信
點列表右上角的「新增」按鈕，進入新增頁面。
發送設定區塊
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 選擇活動 | 下拉選單，列出所有進行中或尚未開始的活動。 |
| 啟用狀態（開關） | 開啟後自動寄送；關閉則暫停此活動的感謝信。 |
| 觸發時機（勾選項） | 可勾選：購票成功時 / 入場驗票時。可複選。 |
| 信件顯示資訊（勾選項） | 可勾選：活動名稱 / 票券名稱 / 主辦單位資訊。 |
⚠️ 注意：觸發時機下方會顯示寄送額度提醒，每封感謝信都會消耗 EDM 額度。
信件內容編輯
與捐款感謝信相同的編輯器介面（主旨、寄件者、Logo、附件、內容區塊、預覽）。
底部操作按鈕
| 按鈕 | 說明 |
|---|---|
| 返回 | 不儲存，回上一頁 |
| 發送測試信 | 寄測試信到指定 Email |
| 儲存 | 建立此活動的感謝信設定 |
查看 / 編輯活動感謝信
從列表點進某筆活動，會先看到「唯讀詳情」頁面，顯示目前的設定摘要和信件預覽。
- 右上角有「編輯」按鈕，點擊進入編輯模式（與新增時的畫面相同）。
- 頁面下方有變更紀錄，可查看每次修改的歷史（誰在什麼時候改了什麼）。
- 最下方有紅色的「刪除」按鈕，可移除此活動的感謝信設定。
編輯模式底部按鈕：
| 按鈕 | 說明 |
|---|---|
| 取消 | 放棄修改，回到唯讀模式 |
| 發送測試信 | 寄測試信 |
| 儲存 | 儲存修改 |
三、寄送紀錄
進入寄送紀錄
CRM ＞ 行銷 ＞ 溝通 ＞ 自動感謝信 ＞ 捐款感謝信 ＞ 寄送紀錄
搜尋與篩選
頁面頂端有搜尋列，可依：
- 時間區間：篩選特定日期範圍的寄送紀錄
- 篩選條件：
- 感謝信類型（捐款感謝信 / 活動感謝信）
- 狀態（已送達 / 已開啟 / 失敗）
統計摘要
搜尋列下方會顯示統計數據：
- 總寄出數
- 已開啟數
- 開啟率
- 失敗數
紀錄清單
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 寄送時間 | 信件送出的日期時間 |
| 類型 | 捐款感謝信 或 活動感謝信 |
| 收件者 | 收件人姓名與 Email |
| 訂單編號 | 對應的金流編號（可點擊跳至金流詳情） |
| 狀態 | 已送達 / 已開啟 / 失敗（若失敗會顯示原因） |
失敗狀態說明
| 顯示文字 | 說明 |
|---|---|
| 退信 | 收件人信箱不存在或已滿 |
| 寄送失敗（可重寄） | 系統發送錯誤，可能會自動重試 |
| 被拒絕 | 被收件方郵件伺服器拒絕 |
| 被標為垃圾信 | 收件人將此信標為垃圾郵件 |
| 延遲送達 | 信件送達時間超過預期 |
四、發送測試信
在設定捐款或活動感謝信時，都可以點「發送測試信」按鈕來預先確認效果。
- 點擊「發送測試信」按鈕
- 在彈出的視窗中輸入收件 Email（多個用逗號分隔）
- 點「送出」
系統會以目前編輯的內容寄出一封帶有「[測試]」前綴的信件到指定信箱。
⚠️ 注意：測試信的主旨前方會自動加上「[測試]」字樣，正式寄出時不會有。
如果輸入的 Email 格式有誤，系統會顯示錯誤訊息。若系統偵測到可能的拼字錯誤（如 gamil.com），會建議修正。
⚠️ 注意事項
權限需求：你需要擁有「感謝信設定檢視」權限才能進入此頁面。需要「感謝信設定編輯」權限才能修改設定、發送測試信。若看不到某些按鈕（如「新增」、「編輯」、「儲存」、「發送測試信」），請聯繫管理員確認權限。
EDM 額度：每封自動感謝信都會消耗 EDM 寄送額度。若額度不足，寄送會失敗。請留意額度餘量。
刪除不可復原：活動感謝信的「刪除」操作無法復原，刪除後需重新建立。
同一活動只能建立一組：若嘗試為已有感謝信設定的活動再次建立，系統會直接導向該活動的現有設定頁面。
附件大小限制：上傳的附件有總容量上限，超過時系統會提示錯誤。
變數只在正式寄送時生效：測試信中的變數（如捐款人姓名）會顯示為範例文字，不會帶入真實資料。
常見問題排除
Q：我設定好了但支持者說沒收到信？
- 先到「寄送紀錄」確認該筆是否有寄出
- 若狀態為「失敗」，查看失敗原因（退信、被拒等）
- 若紀錄中完全沒有該筆，確認：啟用開關是否打開、捐款金額是否達到最低門檻
- 提醒支持者檢查垃圾郵件匣
Q：儲存時出現錯誤？
- 確認「主旨」和「寄件者名稱」都有填寫，這兩個是必填欄位
- 捐款感謝信的「觸發金額下限」必須 ≥ 1
Q：測試信寄不出去？
- 確認 EDM 額度是否充足
- 確認輸入的 Email 格式正確（多個請用逗號分隔）
- 若顯示「附件檔案超過大小限制」，請移除部分附件後再試
Q：活動感謝信的「新增」按鈕看不到？
- 你需要「感謝信設定編輯」權限，請聯繫管理員。
Q：活動下拉選單裡找不到我的活動？
- 只有「進行中」或「尚未開始」的活動會出現在選單中。已結束的活動不會列出。
完成後下一步
- 設定完成後建議先寄一封測試信到自己的信箱確認排版
- 到「寄送紀錄」追蹤實際寄送的開啟率與失敗率
- 若開啟率偏低，可嘗試調整主旨文字讓它更吸引人
- 若需要寄送一般行銷電子報（非自動觸發），請使用「溝通 ＞ 電子報」功能
相關功能
- 電子報（EDM）：手動建立並排程寄送行銷信件
- EDM 額度管理：查看剩餘額度與加購
- 活動管理：建立與管理活動（活動感謝信需先建立活動）
- 捐款專案管理：設定捐款頁面（捐款感謝信在此流程後觸發）